こんにちわ。TPP Bookkeepingの西沖です。
アメリカで活動されているスモールビジネスの方へ会計代行サービスを行っています。
このブログでは、ビジネスを開業された方の中で、「自分でブックキーピングを行いたい」という方向けに、実用的なブックキーピングの進め方をお伝えしてます。
※当社で使用する会計ソフトはQuickBooks Onlineをベースとしています。
本日のテーマは、「QuickBooksの数字が合わない？必ずやっておきたい対応策」というテーマでお伝えします。
QuickBooksや会計ソフトにデータを入力しているうちに、
“あれ？銀行残高とQuickBooksの残高がマッチしない？”、
という現象が発生することがあります。
”先日まで金額がマッチしていたのに、なぜ？”
”仮に誤入力があったとすれば、どうやって間違いを発見する？”
と思われる方、いらっしゃるのではないでしょうか。
そんな“ミスマッチが発生したときに必ずやっておきたい、対応策を紹介します。
- なぜ金額不一致が発生する？
- Reconciliationを行おう
- 注意点
なぜ金額不一致が発生する？
銀行・クレジットカードと、QuickBooksの数字が合わない理由としては、主に以下の理由です。
- 入力ミス
- 銀行／クレジットカードがDisconnectしてしまった
- QuickBooksのBeginning Balanceが間違っている
この問題を解決するには、次の方法で”どこで不一致が発生したか”を確認しましょう。
Reconciliationを行おう
“Reconciliation”という作業を行います。日本語で、“勘定調整”と言います。
むむ、いきなり聞きなれない言葉が出てきた…と思われてらっしゃる方も多いかもしれません。
ですが、作業は至ってシンプルです。
一言でいうと、”銀行とQuickBooksの内容一致”です。
この作業を行うことで、“どこで金額不一致が発生したか”、確認できます。
方法：
※下記画像はQuickBooksのSample Companyを使用しています。
１．作業に入る前に、銀行／クレジットカードのステートメントが必要なので、こちらを用意してください。
２．Bank Transactionで全てのデータをカテゴライズしていることを確認してください。
３．Transactionスクリーンから、Reconcileに飛びます。
３．アカウントを選択し、ステートメントのEndingバランスとEnding Dateを選択します。
４．次の画面で入力内容一覧が表示されます。この一覧は、各アカウントの入力データが表示されています。ここで“全て選択” を表示します。
５．もし金額が全てマッチするようであれば、ミスマッチは“０”と表示されます。
６．もし差異が発生する場合は、過不足の金額が表示されます。
過不足が発生している場合、ステートメントと照らし合わせて、“どこで入力間違いが発生したか”、を確認しましょう。
数字確認はマニュアルで行うこととなります。ステートメントをエクセルに変換するなどして、工数削減はできます。
怪しいTransactionを発見したら、マニュアルで金額修正や、追加入力を行います。例えば、クレジットカードのDisconnectにより金額不一致が発生していた場合は、マニュアルでExpense入力を行うことで、銀行と帳簿をマッチさせることができます。
注意点：
① 一度Reconcileを押した後にReconciliationステータスを戻すには、時間がかかります。
なぜならマニュアルで一つ一つクリックして直していく必要があるためです。
② 銀行とクレジットカード両方など、複数アカウントで数字のずれが発生している場合は、銀行アカウントは一番最後にやりましょう。
銀行取引は、複数アカウントと繋がっていることが多く、①の理由でReconcileを直すのに時間がかかるため、他のアカウントをすべて金額修正した最後に、銀行アカウントの作業を進めるのがスムーズです。
（＝私はいつも銀行アカウントのReconcileは一番最後に行います）
もし上記作業に不安がある場合や、データ修正にかなり時間がかかりそうである場合は、Bookkeepingを専門にされている方にご相談することをオススメします。
弊社ではQuickBooksのデータ整理を専門にしていますので、上記のような問題も対応可能です。お気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。問題解決の参考になれば幸いです。
弊社TPP Bookkeepingでは、「 会計入力をDIYで進めたいが、いまいち分からない」という方向けに、本ブログで入力解説を行ったり、コーチングを行っています。
初回2回分（30分ｘ２）の無料相談を用意しています。もし何かお困りのことがあれば、お気軽にご連絡ください。
その他、アメリカでの起業や暮らし（ＮＪ中心）に関する情報発信も行っています。よければどうぞご参考下さい。
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