売上が重複している？QuickBooksの“ココ”をチェックしよう

こんにちわ。TPP Bookkeepingの西沖です。

アメリカで活動されているスモールビジネスの方へ会計代行サービスを行っています。

このブログでは、ビジネスを開業された方の中で、「自分でブックキーピングを行いたい」という方向けに、実用的なブックキーピングの進め方をお伝えしてます。

※当社で使用する会計ソフトはQuickBooks Onlineをベースとしています。

本日のテーマは、「売上が重複している？QuickBooksの“ココ”をチェックしよう」というテーマでお伝えします。

本投稿では解説します。

QuickBooksで売上管理を行っている際、「あれ？こんなに売上あったっけ？」とお気づきになられることがあります。

「明らかにSalesが重複している！」と発見することがあるでしょう。

この状態は避けたいです。なぜならこの状態でTax Filingを行うと、本来の2倍の利益が出ることになるため、“過剰”にTaxを支払うこととなってしまいます。

TaxのOverpaymentは会社のキャッシュフローを苦しめることとなり、是非とも避けたい事態です。

もしそんな状況に直面しているとしたら、QuickBooksの“ココ”をまずチェックすることをオススメいたします。

※以下スクリーンショットはQuickBooksのサンプルデータを使用しています。

Bank Ruleをチェックしよう

Salesが重複して記録される理由として考えられるのは、客先へ“Invoice”を発行し、Bank feed(=銀行からダウンロードしたデータ) で入金を“Sales”とルール付けしていることが考えられます。

Invoiceを発行した時点で、QuickBooksでは売上を記録したこととなるため、Incomeのラインが増加します。

一方、客先からの入金をSalesとしてルール付けすると、ここで再度売上を記録することとなります。

従って、Invoiceで売上を記録しつつ、入金をSalesとしてコーディングすると、売上が重複して記録されてしまうことになります。

（DepositをSalesとしてコーディングしている場合は要注意です）

もし①のような形で売上が重複しているのであれば、シンプルな方法で解決できます。

それは「インボイスと入金を“Match”」することです。

Bank Transactionのスクリーンで、入金をカテゴライズするところまでいきます。

ここで“Match”のタブを選択します。

そうすると、該当インボイスをQuickBooksがSuggestしてくるので、ここで入金とインボイスをマッチさせます。

こうすることで、インボイスと入金の重複を防ぐことができます。

もしBank Ruleで、自動的にDepositをSalesとコードするルール付けがされており、それが売上重複の原因となっている場合は、ルールをDisableしましょう。

Bank Transaction⇒“Rules“タブより、不要なルールをDisableすることができます。

過去のTaxFilingにさかのぼってデータ修正を行う必要がある場合、Taxの専門家に要相談となります。

（例：2024年にデータ入力のミスを発見し、それが既にTax Filingを行った2023年やそれ以前に渡って誤入力が続いていることを発見したケース）

なぜなら過去ファイリングデータの修正を行うことは、QuickBooksのデータだけでなく、Tax Filingも修正する必要があるためです。

データ入力の修正を行っても、IRSへ修正データが届かないと、Refund手続きも開始されません。

従って、既にTaxファイリングを行っている期間のデータ修正は、Taxの修正も必要となるため、「データ修正の必要があるか」や「修正申告を行うことの費用対効果」も含め、事前にTaxの専門家に確認を行ってください。

いかがでしたでしょうか。問題解決の参考になれば幸いです。

弊社TPP Bookkeepingでは、「会計入力をDIYで進めたいが、いまいち分からない」という方向けに、本ブログで入力解説を行ったり、コーチングを行っています。

初回2回分（30分ｘ２）の無料相談を用意しています。もし何かお困りのことがあれば、お気軽にご連絡ください。

その他、アメリカでの起業や暮らし（ＮＪ中心）に関する情報発信も行っています。よければどうぞご参考下さい。